ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady“)

Tyto Zásady upravují zpracování osobních údajů, které společnost VIRTUAL ZOOM s.r.o., IČ:  26744333, se sídlem Sokolovská 131/86, 186 00 Praha 8 (dále jen „Poskytovatel“) jako zpracovatel provádí pro uživatele software „ZOOM LETTER CRM“ (dále jen „Uživatel“) jako správce zpracování osobních údajů zákazníků Uživatele (dále jen „Zákazníci“).

Zpracování osobních údajů Zákazníků ze strany Poskytovatele jako zpracovatele je realizováno na základě pokynů Uživatele, které Uživatel jako správce uděluje Poskytovateli prostřednictvím aplikace „ZOOM LETTER CRM“ (dále jen „Služba“).

Předmět zpracování, kategorie subjektů údajů a typ osobních údajů

Předmětem zpracování jsou osobní údaje Zákazníků, které Uživatel vložil do Služby nebo které Poskytovatel z jeho podnětu zpracovává, zejména identifikační údaje, adresní údaje, kontaktní údaje, informace o transakcích Zákazníka v rámci jeho vztahu s Uživatelem, informace o jednání Zákazníka v rámci webu Uživatele, obsah sdělení zasílaného Uživatelem Zákazníkovi prostřednictvím Služby (dále jen „Sdělení“), aktivita Zákazníka vztahující se k přijatým Sdělením a případně další údaje poskytnuté Uživatelem Poskytovateli a vztahující se k Zákazníkovi (dále jen „Osobní údaje“). O rozsahu zpracování Osobních údajů Zákazníků v každém konkrétním případě rozhoduje vždy výhradně Uživatel.

Povaha, účel a prostředky zpracování

Poskytovatel zpracovává Osobní údaje automatizovanými prostředky s užitím statistických metod, a to za účelem tvorby individualizovaných Sdělení pro Zákazníky, zasílání Sdělení Zákazníkům a hodnocení výsledků obchodních kampaní. Za obsah Sdělení a jeho soulad s příslušnými právními předpisy odpovídá vždy výlučně Zákazník.

Doba zpracování

Zpracování Osobních údajů bude ze strany Poskytovatele probíhat po dobu účinnosti smlouvy, na základě které Poskytovatel poskytuje Uživateli přístup ke Službě (dále jen „Smlouva“). Povinnosti Poskytovatele týkající se ochrany Osobních údajů se Poskytovatel zavazuje plnit po celou dobu účinnosti Smlouvy, pokud z ustanovení Smlouvy nevyplývá, že mají trvat i po zániku její účinnosti.

Osobní údaje budou Poskytovatelem vymazány na pokyn Uživatele, nejpozději však po uplynutí 30 dnů od ukončení účinnosti Smlouvy;

Prohlášení a povinnosti Uživatele

Uživatel prohlašuje, že jako správce Osobních údajů Zákazníků plní ke dni uzavření Smlouvy všechny své povinnosti dle právních předpisů o ochraně osobních údajů, zejména:

• zpracovává Osobní údaje na základě řádných právních titulů a má platný právní titul ke zpracování Osobních údajů Zákazníků za účelem, v rozsahu, prostředky a způsobem stanovenými Uživatelem při užívání Služby;
• informuje Zákazníky o zpracování Osobních údajů, a to v rozsahu stanoveném právními předpisy o ochraně osobních údajů;
• umožňuje Zákazníkům vykonávat jejich práva dle právních předpisů o ochraně osobních údajů;
• likviduje Osobní údaje, jakmile pomine účel, pro který byly zpracovány;
• plní veškeré své další povinnosti dle právních předpisů o ochraně osobních údajů;
• do 24 hodin od přijetí předá Poskytovateli automatizovaně přes rozhraní Služeb informace o veškerých odvoláních souhlasu Zákazníků se zpracováním Osobních údajů, námitkách proti zpracování Osobních údajů, odvoláních souhlasu se zasíláním Sdělení a jiných úkonech, které mají vliv na možnost zpracování Osobních údajů Zákazníků dle Smlouvy, a tyto vždy respektuje;
• do 24 hodin od přijetí informace Poskytovatele o tom, že došlo k odvolání souhlasu Zákazníků se zpracováním Osobních údajů, podání námitek proti zpracování Osobních údajů, odvolání souhlasu se zasíláním Sdělení či k jiným úkonům, které mají vliv na možnost zpracování Osobních údajů Zákazníků dle Smlouvy, na tyto adekvátně reaguje a tyto vždy respektuje a zavazuje se tyto povinnosti plnit po celou dobu trvání Smlouvy. Příloha č. 1 těchto Zásad obsahuje obecný doporučující návod pro zpracování Osobních údajů ze strany Uživatele a současně představuje minimální úroveň povinností Uživatele při zpracování Osobních údajů Zákazníků, kterou se Uživatel zavazuje při užívání Služby dodržovat.
• Vznikne-li Poskytovateli v důsledku nesplnění povinnosti Uživatele vyplývajících z příslušných právních předpisů o ochraně osobních údajů anebo z těchto Zásad jakákoli majetková či nemajetková újma, zavazuje se Uživatel Poskytovateli tuto újmu v plném rozsahu nahradit. Újmou vzniklou Poskytovateli se pro účely tohoto ustanovení rozumí zejména:
  • (i) náhrada majetkové či nemajetkové újmy či jakékoli jiné peněžité plnění, které je Poskytovatel povinen na základě příslušných právních předpisů uhradit Zákazníkům či třetím osobám v souvislosti s porušením jakékoli povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů a
  • (ii) pokuty a jiné sankce uložené Úřadem pro ochranu osobních údajů či jiným správním úřadem a náhrady veškerých nákladů spojených s vedením správního či soudního (včetně náhrady nákladů právního zastoupení Poskytovatele).

Obecné zásady zpracování Osobních údajů

Poskytovatel v souvislosti se zpracováním Osobních údajů:

• zpracovává Osobní údaje výlučně na základě pokynů Uživatele učiněných prostřednictvím rozhraní poskytovaných Služeb či jinými prostředky, včetně v otázkách předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud mu toto zpracování již neukládá právo Unie nebo členského státu, které se na Uživatele vztahuje; v takovém případě Poskytovatel Uživatele informuje o tomto právním požadavku před zpracováním, ledaže by tyto právní předpisy toto informování zakazovaly z důležitých důvodů veřejného zájmu;
• nezpracovává Osobní údaje získané za účelem poskytování Služeb pro své vlastní účely;
• zajišťuje, aby se osoby, které Poskytovatel pro zpracování Osobních údajů využívá, zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti;
• nezapojí do zpracování žádného dalšího zpracovatele Osobních údjů bez předchozího konkrétního nebo obecného písemného povolení Uživatele;
• zohledňuje povahu zpracování Osobních údajů;
• je Uživateli na vyžádání nápomocen prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění Uživatelovy povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv Zákazníků;
• je Uživateli na vyžádání nápomocen při plnění povinnosti Uživatele zajistit úroveň zabezpečení zpracování, ohlašovat případy porušení zabezpečení Osobních údajů dozorovému úřadu a případně též Zákazníkům, posuzovat vliv na ochranu Osobních údajů a realizovat předchozí konzultace s dozorovým úřadem, a to při zohlednění povahy zpracování, technických a organizačních možností Poskytovatele a informací, jež má Poskytovatel k dispozici;
• v souladu s rozhodnutím Uživatele všechny Osobní údaje buď vymaže, nebo vrátí Uživateli po ukončení poskytování Služeb spojených se zpracováním Osobních údajů databázi Osobních údajů v dohodnuté podobě a vymaže existující kopie, ledaže právní předpis stanoví Poskytovateli povinnost Osobní údaje dále uchovat.
• poskytne Uživateli na vyžádání veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v těchto Zásadách, a umožní po předchozí dohodě Uživateli audity, včetně inspekcí, prováděné Uživatelem nebo jiným auditorem, kterého Uživatel pověřil, a k těmto auditům přispěje; přičemž činnosti Poskytovatele dle výše uvedeného budou poskytnuty Uživateli úplatně na žádost Uživatele, přičemž výše úplaty bude stanovena dle cen pro poskytování Služeb konzultační podpory uvedených v aktuálním ceníku Poskytovatele dostupném na vyžádání.

V souvislosti se zpracováním Osobních údajů vede Poskytovatel záznamy o všech kategoriích činností zpracování prováděných pro Uživatele, jež obsahují:

• jméno a kontaktní údaje Poskytovatele, Uživatele a případného zástupce Uživatele nebo Poskytovatele a pověřence pro ochranu osobních údajů;
• kategorie zpracování prováděného pro Uživatele;
• obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření k zabezpečení Osobních údajů.

Poskytovatel se na základě písemné výzvy Uživatele zavazuje Uživateli vedené záznamy zpřístupnit.